Datenschutzerklärung der HKD

 

Mit den folgenden Informationen gibt die HKD Handelsgesellschaft für Kirche und Diakonie mbH (im Folgenden „HKD“) der betroffenen Person einen Überblick sowie Auskunft über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten und der sich daraus ergebenden Datenschutzrechte. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten umfasst jeden Vorgang wie beispielsweise das Erheben, das Erfassen, die Speicherung, die Organisation, das Ordnen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verknüpfung und das Löschen. Die HKD beachtet dabei die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes und verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit dies rechtlich zulässig und erforderlich ist.

 

1. Verantwortlicher der Datenverarbeitung

 

HKD Handelsgesellschaft für Kirche und Diakonie mbH

Herzog-Friedrich-Straße 45

24103 Kiel

Postfach 2320

24022 Kiel

 

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung kann sich die betroffene Person an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten wenden:

Datenschutzbeauftragter:

Herr

Sascha Bullwinkel

DZ CompliancePartner GmbH

Wilhelm-Haas-Platz

63263 Neu-Isenburg

Email: datenschutz@hkd.de

 

2. Betroffene Person

 

Betroffene Person ist jede natürliche Person, deren personenbezogenen Daten die HKD verarbeitet. Eine betroffene Person tritt also grundsätzlich in Kontakt zur HKD, beispielsweise als:

 

  • Kunden
  • Lieferanten
  • Dienstleister

 

 

3. Personenbezogene Daten

 

Als personenbezogenes Datum versteht die HKD im Einklang mit der gesetzlichen Definition jede Information, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person bezieht. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, wenn diese direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung, wie einem Namen, zu einer sonstigen Kennnummer oder zu Standortdaten identifiziert werden kann. Gleiches gilt hinsichtlich der Identifizierung durch mehrere besondere Merkmale der natürlichen Person, die Ausdruck ihrer physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität sind, soweit solche durch uns als HKD verarbeitet werden.

 

Dazu gehören insbesondere:

 

  • Kontaktdaten
  • Adressdaten
  • Vertragsdaten
  • Zahlungsdaten
  • Korrespondenzen

 

 

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verarbeitet die HKD nicht.

 

4. Datenquellen

 

Die HKD verarbeitet vor allem solche Daten, die sie unmittelbar von der betroffenen Person aufgrund der Geschäftsbeziehung erhält und hierfür erforderlich sind.

 

Die Datenkategorien, die von Dritten stammen und die die HKD verarbeitet, sind insbesondere:

 

  • Anschlussdaten für die Bereiche Telefonie und Energie

 

 

Für nähere Informationen, insbesondere zur Übermittlung von personenbezogenen Daten durch Dritte an die HKD oder von der HKD an Dritte, steht der Datenschutzbeauftragte unter den angegebenen Kontaktdaten als Ansprechpartner zur Verfügung.

 

In Fällen, in denen die HKD personenbezogene Daten bei Dritten und nicht bei der betroffenen Person erhebt, steht ihr grundsätzlich ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde zu.

 

5. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlagen

 

Die Datenverarbeitung erfolgt stets im Einklang mit den Bestimmungen des Datenschutzrechts, um zuvorderst die vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen bei der Erbringung der jeweiligen Finanzdienstleistungen und sonstigen Geschäfte zu erfüllen. Die HKD beachtet dabei insbesondere den Grundsatz der Datenminimierung, sodass grundsätzlich nur die für das betreffende Geschäft konkret erforderlichen Daten verarbeitet werden. Dies umfasst insbesondere auch erforderliche Bedarfsanalysen und Produktoptimierungen im Rahmen der Geschäftsbeziehung.

 

a) Wenn die betroffene Person eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt (z.B. Weitergabe von Daten innerhalb des Konzerns), folgt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DS-GVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für Einwilligungen, die vor Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, der HKD erteilt wurden. Der Widerruf der Einwilligung berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten oder die weitere Verarbeitung, die auf einer anderen Rechtsgrundlage beruht.

 

b) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DS-GVO auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, werden folgende Daten beispielsweise wie folgt benötigt:

 

  • Kontaktdaten
  • Adressdaten
  • Anschlussdaten für die Bereiche Telefonie und Energie
  • Dokumentationsdaten, um die Kommunikation während der Geschäftsbeziehung belegen zu können;

 

 

c) Die Datenverarbeitung beruht oftmals auf einer gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Verpflichtung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DS-GVO. Hierzu zählen beispielsweise das Handelsgesetzbuch oder die Abgabenverordnung. Die HKD benötigt die Daten insoweit unter anderem für die folgenden Zwecke: Bereitstellung von Energieund Telefonieanschlüssen .

 

d) Manche Verarbeitungssachverhalte erfolgen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) DS-GVO aufgrund der Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen. Hierzu zählen insbesondere die Auskünfte an Aufsichts- und Strafvollzugsbehörden.

 

e) Soweit es aus Sicht der HKD erforderlich ist, verarbeitet sie die personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO auch über die eigentliche Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen hinaus zur Wahrung ihrer berechtigten Interessen oder der Interessen Dritter. Dies erfolgt jedoch nur dann, wenn diese Interessen nach Abwägung mit den widerstreitenden Interessen der betroffenen Person überwiegen. In der Regel handelt die HKD aufgrund eigener wirtschaftlicher Interessen. Die berechtigten Interessen der HKD zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind: Vertragsabschluss, Qualitätssicherung, Zusicherung der vertraglichen Leistungen.

 

6. Datenweitergabe

 

Innerhalb der HKD erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für ihre Aufgabenerfüllung benötigen. Daneben werden Daten innerhalb des Unternehmens weitergegeben, soweit dies von den vorgenannten Verarbeitungszwecken und Rechtsgrundlagen gedeckt ist.

 

Ferner erhalten Dienstleister und Erfüllungsgehilfen der HKD zu den vorgenannten Verarbeitungszwecken personenbezogene Daten, wenn diese die Vertraulichkeit wahren und sich hierzu verpflichten und die Datenweitergabe im Übrigen auf einer der oben genannten Rechtsgrundlagen beruht. Die HKD beauftragt Dienstleister teils zeitweise, teils langfristig für

 

  • Bereitstellung Kommunikation
  • Bereitstellung Datenverarbeitungssysteme
  • Rechnungserstellung
  • Einhalten der vertraglichen Leistung

 

In allen Fällen erhalten die eingesetzten Dienstleister und Erfüllungsgehilfen nur die Daten, die für die Erbringung einzelner Aufgaben notwendig und zwingend erforderlich sind.

 

Eine Datenübermittlung an Stellen außerhalb des unmittelbaren räumlichen Geltungsbereichs der DS-GVO findet nur statt, soweit:

 

  • es zur Ausführung der Aufträge der betroffenen Person erforderlich ist,
  • es gesetzlich vorgeschrieben ist oder
  • die betroffene Person eingewilligt hat.

 

 

7. Dauer der Datenspeicherung

 

Die Speicherung der personenbezogenen Daten ist ein Verarbeitungsvorgang, der sich ebenfalls nach den jeweiligen vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen richtet. Sobald die gespeicherten Daten nicht mehr für die zugrundeliegenden Verarbeitungszwecke benötigt werden, werden diese zwingend gelöscht. In der Regel ist die HKD jedoch über das Ende der Vertragsbeziehung hinaus zur Aufbewahrung der personenbezogenen Daten aus handelsrechtlichen, steuerrechtlichen und anderen gesetzlichen Gründen verpflichtet. Die Frist kann bis zu zehn Jahre betragen. Es wird auf die entsprechenden Gesetze hingewiesen, insbesondere § 257 Handelsgesetzbuch, § 147 Abgabenordnung, § 8 Geldwäschegesetz.

Soweit die HKD Daten und Unterlagen mit Personenbezug als Beweismittel zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt, sieht die HKD primär nach Maßgabe der jeweiligen Verjährungsfristen von der Löschung ab und schränkt deren Verarbeitung für andere Zwecke ein.

 

8. Rechte der betroffenen Person

 

Die betroffene Person hat gegenüber der HKD vielfältige Rechte, insbesondere das Recht auf Auskunft seitens der HKD über die betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Beim Auskunftsrecht und beim Berichtigungsrecht sind die Einschränkungen der §§ 34 und 35 BDSG zu beachten. Beim Widerspruchsrecht gegenüber öffentlichen Stellen die Einschränkung des § 36 BDSG. Ferner besteht das Beschwerderecht der betroffenen Person bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19 Bundesdatenschutzgesetz), auf das wir ausdrücklich hinweisen.

 

Die HKD teilt darüber hinaus allen Empfängern, denen personenbezogenen Daten offengelegt wurden, jede Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 16, 17 Abs. 1 und 18 DSGVO mit, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Die HKD unterrichtet die betroffene Person über diese Empfänger, wenn die betroffene Person dies verlangt.

 

9. Pflichten der betroffenen Person

 

Die betroffene Person ist zur Offenlegung derjenigen personenbezogenen Daten verpflichtet, zu deren Verarbeitung die HKD gesetzlich verpflichtet ist und die für die Aufnahme sowie Durchführung der Vertragsbeziehungen erforderlich sind. Ohne diese zu verarbeitenden und konkret erforderlichen personenbezogenen Daten wird die HKD regelmäßig nicht in der Lage sein, einen unternehmenstypischen Vertrag mit der betroffenen Person zu schließen und den vertraglichen sowie gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

 

10. Widerspruchsrecht

 

Das Widerspruchsrecht kann die betroffene Person gemäß Art. 21 DS-GVO gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) und f) DS-GVO erfolgt, sowie jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung, einschließlich eines damit zusammenhängenden Profilings, geltend machen. Die betroffene Person kann sich an die oben genannte Adresse der HKD wenden. Die HKD hat auch – insbesondere für einen Widerspruch gegen Direktwerbung – eine E-Mailadresse eingerichtet, die zusätzlich genutzt werden kann:

 

info@hkd.de

 

Der Widerspruch gegen die Datenverarbeitung und der Widerruf einer Einwilligung (vgl. Ziff. 5 a)) gelten nebeneinander. Im Falle des Widerspruchs werden die betreffenden personenbezogenen Daten von der HKD grundsätzlich nicht mehr verarbeitet. Ausnahmsweise werden die Daten – außer im Falle eines Widerspruchs gegen Direktwerbung – dennoch weiterhin verarbeitet, wenn zwingende schutzwürdige Gründe nachgewiesen werden, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

 

Die HKD informiert die betroffene Person, die ihr Widerspruchsrecht ausgeübt hat, unverzüglich (spätestens aber binnen eines Monats nach Eingang des Widerspruchs) über Maßnahmen, die sie im Anschluss an den Widerspruch getroffen bzw. vorgenommen hat, um die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person zu wahren und ihr Recht umzusetzen. Sollte die HKD – etwa aufgrund fehlender Widerspruchsvoraussetzungen – dem Widerspruch nicht nachkommen und keine entsprechenden Maßnahmen ergreifen, so wird die HKD die betroffene Person über die Gründe informieren, einschließlich deren Rechte Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde oder einen gerichtlichen Rechtsbehelft einzulegen.

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